Sprzedaż nieruchomości u notariusza — lista dokumentów do skompletowania

10.09.2025

Przeniesienie własności nieruchomości — czy będzie to mieszkanie, dom, czy działka — może dojść do skutku jedynie w formie aktu notarialnego; w przeciwnym razie umowa jest nieważna. Taki wymóg ustanawia art. 158 Kodeksu cywilnego, który nakazuje zachowanie tej formy zarówno dla umowy zobowiązującej do przeniesienia własności, jak i dla samej umowy przenoszącej własność. W praktyce porozumienie spisane wyłącznie między stronami nie przeniesie prawa własności — nabywca stanie się właścicielem dopiero w momencie podpisania aktu w obecności notariusza.

Zanim dojdzie do podpisania, warto skompletować potrzebne dokumenty — dzięki nim notariusz przygotuje poprawny projekt aktu, a samo spotkanie nie przeciągnie się niepotrzebnie. To, jakie konkretnie papiery będą wymagane, zależy z jednej strony od tego, co jest przedmiotem sprzedaży, a z drugiej — od tego, jak sprzedający wcześniej nabył daną nieruchomość.

Co muszą mieć przy sobie strony umowy

Bez względu na to, czego dotyczy transakcja, sprzedający i kupujący powinni stawić się z ważnym dokumentem tożsamości — dowodem osobistym albo paszportem. Kiedy nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków, do podpisania aktu przystępują zazwyczaj oboje. Jeśli natomiast którąś ze stron zastępuje pełnomocnik, musi on dysponować oryginałem pełnomocnictwa udzielonego w formie aktu notarialnego.

Mieszkanie jako odrębna nieruchomość lokalowa

Sprzedaż lokalu, dla którego prowadzona jest księga wieczysta, wymaga zwykle następujących dokumentów:

• numeru księgi wieczystej lokalu — jej treść notariusz sprawdzi samodzielnie w systemie EKW;
• podstawy nabycia, a więc dokumentu, dzięki któremu sprzedający stał się właścicielem lokalu — może to być wypis aktu notarialnego (np. umowy sprzedaży albo darowizny), akt poświadczenia dziedziczenia bądź prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku;
• zaświadczenia ze wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej, że wobec lokalu nie ma zaległości w opłatach eksploatacyjnych;
• zaświadczenia o tym, że w lokalu nikt nie jest zameldowany — o ile zażyczy sobie tego kupujący;
• gdy lokal nabyto w drodze spadku, darowizny albo zasiedzenia — zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego stwierdzającego, że podatek uregulowano, nie był on należny lub zobowiązanie podatkowe wygasło (zgodnie z art. 19 ustawy o podatku od spadków i darowizn).

Inaczej wygląda sytuacja, gdy sprzedawane jest spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, dla którego nie założono księgi wieczystej. W takim przypadku potrzebne będzie aktualne zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej potwierdzające, że dane prawo do lokalu przysługuje sprzedającemu.

Działka, czyli nieruchomość gruntowa

Przy gruntach lista wymaganych dokumentów bywa dłuższa niż w przypadku lokali. Najczęściej trzeba przedłożyć:

• numer księgi wieczystej nieruchomości;
• podstawę nabycia — analogicznie jak przy lokalu;
• wypis z rejestru gruntów, a jeżeli działka jest dzielona albo odłączana jest jej część — dodatkowo wyrys z mapy ewidencyjnej;
• dokument przesądzający o przeznaczeniu gruntu, czyli wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, zaświadczenie o braku takiego planu albo decyzję o warunkach zabudowy;
• zaświadczenie informujące, czy nieruchomość objęto uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty dotyczącą lasu — ma to znaczenie z uwagi na ewentualne prawo pierwokupu przysługujące Lasom Państwowym;
• przy gruntach rolnych — dokumenty umożliwiające ustalenie, czy transakcji nie obejmują ograniczenia z ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego (m.in. prawo pierwokupu KOWR).

Po co kompletować dokumenty zawczasu

Mając pełną dokumentację, notariusz może sprawdzić stan prawny nieruchomości, należycie zabezpieczyć interesy każdej ze stron i przygotować akt bez opóźnień. Trzeba przy tym pamiętać, że niektóre zaświadczenia tracą ważność po pewnym czasie — dlatego rozsądnie jest postarać się o nie krótko przed ustalonym terminem podpisania umowy. Notariusz pozostaje bezstronny i jako osoba zaufania publicznego pilnuje, by dokonywana czynność była zgodna z prawem i wiernie oddawała rzeczywistą wolę stron.

Skontaktuj się z kancelarią

Nie ma dwóch identycznych transakcji, więc ostateczna lista dokumentów wynika zawsze z konkretnego stanu faktycznego i prawnego. Osoby, które zamierzają kupić lub sprzedać nieruchomość, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią Notarialną. Notariusz wskaże dopasowany do danej sprawy wykaz dokumentów i jeszcze przed wizytą objaśni, jak będzie wyglądać cała czynność. Termin można ustalić telefonicznie albo mailowo — odpowiednie przygotowanie sprawi, że formalności załatwimy szybko i w pełni bezpiecznie.